Artykuł szczegółowo opisuje proces przygotowania i wydania dokumentów z APP. Dokładamy wszelkich starań, aby go maksymalnie zautomatyzować i realizować sugestie użytkowników. Zatem zmiany w funkcjonowaniu tego modułu są wprowadzane dość często. Jeśli nie przechodziliście Państwo szkolenia (choroba, nowy pracownik) lub pragniecie je odświeżyć, prosimy o kontakt na wsparcie@voxly.pl
Przypominamy, że szkolenia dla JST objętych umowami są całkowicie darmowe, bez względu na liczbę osób. Szkolenie online trwa ok. 90 min.
Przygotowanie danych do modułu Wypis i wyrys
Do generowania automatycznych wypisów i wyrysów jest niezbędne uruchomienie w jednostce modułu “Wypis i wyrys” oraz przygotowanie danych dot. APP na poziom II zgodnie z informacjami zawartymi TUTAJ.
Lista spraw
Listwa spraw, w ramach których wydawane są dokumenty, dostępna jest po przejściu do modułu Wypis i wyrys. Zawiera ona standardowe filtry oraz przyciski do generowania zestawień w PDF oraz XLS. Poniższe filtry wpływają na stan raportów w PDF :
- Typ aktu
- Typ dokumentu
- Wszczęcie od
- Wszczęcie do
Lista posiada także możliwość przeszukiwania według dowolnych fraz dla pól:
- Inwestor
- Numer sprawy
- Numer działki
Kosz spraw
Kosz jest specjalnym folderem, którego sprawy nie są widoczne na głównej liście i nie wchodzą do raportów PDF/XLS.
Po wybraniu sprawy na liście (1) można ją przenieść do kosza (pojawi się odpowiedni przycisk nad listą) (2) . W przypadku omyłkowego wrzucenia do kosza sprawy można przenieść na główną listę w ten sam sposób.
Aby podejrzeć sprawy w koszu, włącz odpowiedni filtr (3). Wprowadzonych spraw nie można usunąć z Voxly nawet jeśli znajdują się w koszu.
Tworząc sprawę testową i przenosząc ją do kosza, można wielokrotnie zmieniać w niej ustawienia (w tym działki). Podejście takie może służyć na przykład do wykonywania testów nowych funkcjonalności lub ćwiczeń na początkowym etapie używania Voxly.
Raporty PDF/XLS
Na podstawie listy i wybranych filtrów można wygenerować zestawienia wydanych dokumentów (spraw) w formacie PDF lub XLS.
Poniżej przedstawione jest przykładowe zestawienie w PDF. Zestawienia w XLS zawierają podobny zestaw informacji i mogą być dowolnie edytowane.
Podczas zakładania sprawy należy pamiętać, że wartości wpisane w wybrane pola są przenoszone na wykaz PDF/XLS.
Przygotowanie sprawy
Otwarcie sprawy następuje po kliknięcie przycisku +DODAJ na liście spraw, po wejściu do modułu „Wypis i wyrys”
Dane sprawy
Następnie należy wypełnić przynajmniej:
- znak sprawy
- dane klienta (z bazy klientów),
- typ aktu (informacja potrzebna do generowania zestawień)
- rodzaj dokumentu (informacja potrzebna do generowania zestawień)
Uzupełnienie tych pól jest konieczne podczas edycji spraw wszczętych także przed 25 maja 2024 r.
Pole „Oznaczenie nieruchomości” prosimy wykorzystać w przypadkach, gdy analiza i wydanie dokumentu nie następuje w Voxly i nie można wskazać działki/działek. Sprawa tego rodzaju będzie umieszczona na zestawieniu. W konsekwencji, do kolumny o takiej samej nazwie w PDF/XLS, dodana zostanie wartość tego pola.
Pole „Uwagi” prosimy wykorzystać w przypadkach, gdy konieczne jest dopisanie do sprawy dodatkowych informacji. W zestawieniach PDF/XLS będą one umieszczone w kolumnie „Uwagi (sposób załatwienia).
Wszystkie wprowadzone wartości można w przyszłości edytować.
Wyszukiwanie działek
W okienku wyszukiwarki wpisujemy numer działki, dla której chcemy przygotować wypis i wyrys (dla wielu działek, krok ten powtarzamy wielokrotnie).
Voxly potrafi wydać wypis z wielu działek znajdujących się na wielu aktach planowania. Na tę chwilę zakładamy, może to być kilkadziesiąt działek w kilkunastu aktach. Należy jednak pamiętać, że czas takiej analizy znacznie się wydłuży (do kilku minut), szczególnie gdy uchwały aktów mają ponad 25-30 paragrafów.
Pamiętaj, że Voxly podpowiada 25 pierwszych wyszukanych działek z mapami podglądu. Jednak wyszukiwarka dysponuje kilkoma sposobami wyszukiwania, przyspieszającymi pracę i zawężającymi wyszukiwanie.
Aby wyszukać wszystkie działki o danym numerze, bez względu na obręb
wpisz .[nr dz]$ czyli: .12$
Aby wyszukać wszystkie działki o numerze 12 w danym obrębie, wpisz:
[nr. obr].[nr.dz]$ czyli: 0001.12$
Aby wyszukać działkę 1/19 w obrębie 0030, w którym występują arkusze, bez znajomości tego arkusza, wpisz: 0030.%.1/19
Aby wyszukać pierwszych 25 działek o zadanym ciągu znaków w ich numerze, wpisz ten ciąg, czyli: 123/3
Aby wyszukać pierwszych 25 działek o zadanym ciągu znaków w ich numerze, ale w danym obrębie, wpisz ten ciąg z numerem obrębu, czyli: 0004.123/3
Po znalezieniu działki (działek), wybierz odpowiednią poprzez przycisk Dodaj pod mapką z daną działką.
Po wybraniu działki lub działek należy kliknąć przycisk Zapisz, aby uruchomić analizę przestrzenną.
Analiza przeznaczeń i jej wyniki
Analiza przestrzenna przeznaczeń polega na przecięciu działki z terenami we wszystkich aktach planowania zapamiętaniu, które z nich występują na działce oraz jaka jest powierzchnia części wspólnej działki i terenu.
Po zakończonej analizie przestrzennej wyświetlana jest informacja o planie miejscowym występującym na danej działce, jego terenach funkcjonalnych obejmujących analizowaną działkę oraz dokumentach zmieniających obowiązujący miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego. Sekcję wyników dla każdego aktu dzielimy na mapę oraz zestawienie wyników analizy dokumentów.
Wynik analizy danych przestrzennych
Ramka mapy z wynikami pozwala na włączanie informacji na mapie w dowolnej konfiguracji. Daje to możliwość weryfikacji wyników zgodnie z podejściem każdego użytkownika.
- Numer działki
- Narzędzie do powiększania ramki mapy na całe okno przeglądarki.
- Przyciski do automatycznego ustawiania zawartość okna.
- Przycisk do włączania granic działki.
- Przycisk do włączania rysunku.
- Przyciski do włączania granic terenów i ich symboli.
Wynik analiz dokumentów
Sekcja dokumentów pozwala zapoznać się z następującymi danymi:
- Nazwa aktu.
- Przycisk szczegółów danych bazowych aktu planowania
- Ramka sentencji – wyświetlana jest tu informacja, gdy wskazany powyżej akt został uchylony w części, unieważniony w części lub zmieniony (sentencja widoczna jest także na dokumencie wypisu).
- Nazwa dokumentu uchwalającego oraz jego identyfikator lokalny.
- Przycisk symbolu terenu z informacjami o powierzchni terenu i jego udziału w działce.
Jeśli powierzchnia terenu na obszarze działki wynosi mniej niż 5m2 przycisk terenu oznaczony jest kolorem szarym oraz ikoną alertu. Oznacza to, że korzystnie będzie zweryfikować poprawność merytoryczną takich wyników.
Trzeba jednak pamiętać, że granice ewidencyjne działek mogą ulec zmianie (np. wskutek modernizacji). Zatem usuwanie terenów z wyników analizy wyłącznie na podstawie ich małego udziału w działce, nie jest prawidłowe.
Przycisk SZCZEGÓŁY (2) pozwala otworzyć okno z danym bazowymi aktu i przejrzeć jego zakładki, zawierające szczegóły o danych przestrzennych aktu planowania i jego dokumentach.
Przycisk symbolu (5) pozwala otworzyć okno przeglądu szczegółowych informacji o terenie, które zawiera:
- Podgląd terenu na mapie.
- Pełną nazwę przeznaczenia.
- Przycisk do usuwania terenu z wyników analizy.
- Uchwałę (XML) z rozwiniętymi ustaleniami szczegółowymi na temat terenu.
Jeśli z jakichś względów trzeba usunąć dany teren z wyników analizy (np. uwzględniając alert o małej powierzchni w działce), należy wykorzystać przycisk na oknie informacji o terenie (4).
Przygotowanie dokumentów
Przygotowaniem szablonów dla organizacji zajmuje się Zespół Wsparcia. Więcej o tym, z jakich elementów zbudowane są szablony i które z nich można dostosować, aby uniknąć ciągłych edycji pism, można przeczytać w tym artykule.
Parametry dokumentów
Proces redagowania dokumentu rozpoczyna się, naciskając odpowiedni przycisk w sekcji Generuj dokument.
Na wyświetlanym potem oknie parametrów można:
- Wybrać szablon wypisu – szablon określa układ dokumentu, banery, papier firmowy, marginesy itd. Szablon tworzy Zespół Wsparcia Voxly w uzgodnieniu z klientem.
- Wskazać dodatkowe dokumenty, które stanowią następnie załączniki do pisma przewodniego.
- Wskazać inne informacje, które zostaną automatycznie umieszczone na szablonie – zestaw takich gotowych informacji tworzy JST samodzielnie. Więcej o tworzeniu informacji dodatkowych w tym artykule.
Okno podglądu i edycji wypisu
Po wygenerowaniu dokumentu otwiera się okno Podgląd dokumentu. Przedstawia ono układ treści dokumentu na kartce A4. Automatyczne generowanie dokumentu może nieść pewne ograniczenia w jego redakcji. W celu poprawy dokumentu należy przejść do jego edycji (1)
Okno edycji składa się z dwóch widoków: (1) edytora oraz (2) (podglądu). Każda zaprojektowana w szablonie sekcja ma swój odrębny edytor.
Po wprowadzeniu zmian do odpowiedniej sekcji za pomocą narzędzi edytora (1) należy odświeżyć podgląd dokumentu (3). Gotowe pismo można zapisać do PDF (5). Wyłączenie edycji (4) powoduje utracenie wprowadzonych zmian.
Poniżej zamieszczony jest przykład edycji: usunięcie znaków wyliczenia, wyjustowanie, zmiana oznaczenia osoby sporządzającej.
Przygotowaniem szablonów dla organizacji zajmuje się Zespół Wsparcia. Więcej o tym, z jakich elementów zbudowane są szablony i które z nich można dostosować, aby uniknąć ciągłych edycji pism, można przeczytać w tym artykule.