Obsługa e-usługi wydawania wypisów, wyrysów zaświadczeń z aktów planowania przestrzennego

Artykuł opisuje proces obsługi wniosków o wydanie wypisów, wyrysów zaświadczeń z APP. Proces ten może zostać wdrożony w Organizacji jako część obsługi e-usługi lub wyłącznie jako integracja z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Ogólny schemat procesu

Poniższy schemat obejmuje szereg czynności związanych z obsługą wniosku. Część z nich może odbywać się w EOD, a ich rezultaty mogą być widoczne w aplikacji obsługującej np. Biurze Obsługi Klienta itp.

1. Klient składa wniosek.
2. EOD odbiera wniosek.
3. Urzędnik weryfikuje wniosek i tworzy sprawę w EOD i dekretuje na pracownika merytorycznego.
4. Voxly synchronizuje założone sprawy w EOD do swojego modułu e-Usługi.
5. Voxly identyfikuje sprawę i tworzy jej obraz tj. metadane, niezbędne do obsługi pisma.
6. Obsługujący sprawę w module e-Usługi Voxly kontroluje synchronizowane wnioski i i sparwy.
7. Obsługujący sprawę analizy aktów planowania niezbędne do wygenerowania wnioskowanych dokumentów.
8. Obsługujący sprawę w module Wypisy i Wyrysy przygotowuje wnioskowany(e) dokument(y) oraz dokument opłaty.
9. Obsługujący sprawę w module Wypisy i Wyrysy wysyła do EOD paczkę dokumentów merytorycznych oraz dokument opłaty.
10. Dalsze kroki (podpis, wysyłka) przebiegają w EOD.

Poniższy opis dotyczy punktów 6, 7, 8 i 9.

Kontrola synchronizacji spraw z EOD

W wyniku prawidłowego złożenia wniosku poprzez formularz e-usługi, Voxly:

• wysyła do odpowiednich użytkowników informacje o pojawieniu się sprawy w EOD (niezależnie, czy takie powiadomienia wysyła także EOD).
• w module odpowiedniej e-usługi wyświetla informację o złożonym wniosku.

Po weryfikacji wniosku, założeniu sprawy w EOD, dekretacji na pracownika merytorycznego należy sprawdzić status w EOD.

W tym celu na liście w module danej e-Usługi

Jeśli nowa sprawa o odpowiednim JRWA zostanie w EOD znaleziona, po sprawdzeniu statusu Voxly:

• utworzy jej obraz, przejmując metadane (dane klienta, numer, identyfikator(y) nieruchomości),
• dokona analizy wstępnej ustaleń na wskazanych we wniosku nieruchomościach.

Aby przejść do sprawy i zobaczyć wyniki analizy naciśnij PRZEJDŹ DO SPRWY (sprawę można także odnaleźć na liście w module Wypisy i wyrysy).

Generowanie dokumentu wypisu, wyrysu, zaśaidczenia

Tworzenie powyższych dokumentów, w tym opis narzędzi wspomagających analizy ustaleń opisane są w artykule Generowanie wypisów i wyrysów z aktów planowania przestrzennego

Wysyłka dokumentów wypisu, wyrysu, zaświadczenia do EOD

Zadanie to realizowane jest poprzez: ustalenie opłaty, stworzenie paczki dokumentów do wysyłki, wysyłkę dokumentów do EOD.

Ustalenie opłaty

Po wytworzeniu dokumentu merytorycznego, w panelu danej sprawy (Moduł Wypisy i wyrysy), należy określić przewidzianą dla niego opłatę. Powstanie w ten sposób informacja o opłacie.

Paczka dokumentów do wysyłki

Zaznacz (1) wybrane dokumenty, aby przygotować paczkę do wysyłki do EOD. Następnie utwórz wysyłkę (2).

Wysyłka paczki

Na liście wysyłek została dodana kolejna paczka. Naciśnij WYŚLIJ DO EOD, aby przesłać dokumenty do EOD w celu dalszego procedowania w sprawie. W przypadku błędu, można na tym etapie usunąć wysyłkę (2) z listy wysyłek. Zawarte w wysyłce dokumenty merytoryczne nie zostają usunięte i są nadal dostępne w ramce Dokumenty.

Dalsze procedowanie sprawy tj. podpis, wysyłka do klienta lub BOM odbywają się już zgodnie z instrukcją obsługi danego systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów.