Artykuł opisuje rozkład podstawowych elementów dokumentu wypisu/zaświadczenia oraz możliwości jego zmiany. Przygotowaniem standardowych szablonów dla danej organizacji na podstawie dotychczasowych wzorów zajmuje się Zespół Wsparcia Voxly.
Sekcje szablonu
Poniżej przedstawione są elementy szablonu.
1 – Nagłówek wzoru papieru firmowego
2 – Miejsce i dzień wydania
3 – Miejsce na pieczęć.
W przypadku pism elektronicznych lub gdy nie stosuje się pieczęci, możliwe jest umieszczenie w tym miejscu automatycznej sekcji nadawcy, zawierającej następujące elementy (ich wygląd i zakres można dowolnie kształtować na etapie przygotowania szablonu):
Prezydent Miasta Starachowice
Urząd Miejski Starachowic
ul. Radomska 45
27-200 Starachowice
4 – Znak sprawy
5 – Adresaci
6 – Wprowadzanie do treści oraz treść merytoryczna
Możliwa jest dowolna zmiana tekstu wprowadzającego. Należy jednak pamiętać, że część odpowiadająca za wskazanie uchwały i/lub terenów, nie podlega dostosowaniu. Z tych względów sentencja wprowadzenia musi w sposób logiczny poprzedzać akapit z wymienionymi aktami.
7 – Informacje dodatkowe, o których decyduje się przy każdej sprawie z osobna (więcej informacji poniżej).
8 – Inna dodatkowa treść trwale wprowadzona do szablonu.
Dostosowanie szablonu do potrzeb organizacji
Szablon można dowolnie kształtować, wykorzystując opisane wyżej sekcje. Treść sekcji można wstępnie formatować w zakresie pogrubienia, pochylenia i wyrównania tekstu.
Do wskazanych wyżej sekcji można dodać inną, specjalnie przeznaczoną dla danej jednostki.
Zawartość wygenerowanych na podstawie szablonu sekcji można później edytować na etapie generowania każdego dokumentu w sprawie. Więcej o przygotowaniu dokumentu w tym artykule.
Informacje dodatkowe
Informacje dodatkowe to wcześniej przygotowane elementy (treści) dokumentów, które w zależności od potrzeb mogą być wstawiane na etapie przygotowania danego dokumentu w sprawie.
Zestaw informacji dodatkowych, tworzą samodzielnie organizacje w module Wypisy i wyrysy.
Podczas tworzenia informacji dodatkowych należy uzupełnić:
- Nazwę informacji (będzie widoczna la liście wyboru podczas jej wstawiania do dokumentu.
- Datę rozpoczęcia obowiązywania
- Kolejność (określa kolejność na liście wyboru, dostępnej podczas jej wstawiania do dokumentu)
- Treść informacji, która zostanie wstawiona do dokumentu wypisu/zaświadczenia (składa się zazwyczaj z nagłówka oraz treści merytorycznej, mniejszy odstęp pomiędzy nagłówkiem a treścią można uzyskać skrótem [SHIFT] + [ENTER])
Przykład informacji dodatkowej, jest pokazany na obrazku prezentującym sekcje szablonu pod numerem 7.