Ten artykuł opisuje praktyczne porady dotyczące obsługi Voxly podczas składania wniosków i uwag do aktu planowania.
Jeśli po raz pierwszy bierzesz udział w konsultacjach społecznych, polecamy zapoznanie się z podstawowymi formami udziału mieszkańców w procedurze uchwalania aktu planowania.
Wszystkie czynności związane z konsultacjami są całkowicie DARMOWE! Organizatorzy konsultacji oraz Voxly nie pobierają żadnych opłat, w jakiejkolwiek postaci. Jeśli otrzymasz wiadomość informującą o opłacie zgłoś ten fakt natychmiast na wsparcie@voxly.pl
Jak złożyć wniosek lub uwagę w Voxly
Przygotowanie i składanie pisma odbywa się w następujących krokach:
- Wyszukanie konsultacji
- Wypełnienie formularza przy pomocy kreatora
- Podgląd pisma
- Rozpoczęcie wysyłki
- Potwierdzenie wysyłki poprzez link, otrzymany w wiadomości e-mail.
- Otrzymanie kopii pisma na swoją skrzynkę e-mail oraz jednoczesne doręczenie go do urzędu.
Wyszukaj konsultację
Po wejściu na stronę voxly.pl wpisz w wyszukiwarkę nazwę miejscowości lub kojarzące się z konsultacją słowa kluczowe.
Jeśli wybrałeś Organizację z mapy poprzez naciśnięcie pinezki, to po wejściu na jej stronę wybierz moduł Konsultacje i wybierz odpowiednią.
Zapoznaj się z treścią opisu konsultacji. Znajdziesz tam wiele pomocnych uwag oraz linki do dodatkowych dokumentów.
Wypełnij formularz
Formularz pisma wypełnia się w kreatorze. Wpisywanie informacji odbywa się w pięciu krokach.
Zawartość pisma, w tym zakres wymaganych informacji określa odpowiednie rozporządzenie.
Wypełniając dane i wybierając dostępne opcje, należy zwrócić uwagę na dodatkowo rozwijające się elementy formularza. Informacje wymagane oznaczone są gwiazdką *
KROK 1 – Dane podstawowe
Pola w tym kroku wypełniają się automatycznie. Po ich weryfikacji można przejść dalej.
KROK 2 – Dane składającego
W pierwszej części składający określa swój status oraz decyduje czy pismo składa osobiście, czy przez pełnomocnika. Następnie podaje dane adresowe oraz dane do komunikacji elektronicznej (jeśli wyraża na nią zgodę).
W sekcji Dane składającego należy podać adres zamieszkania albo siedziby składającego pismo. W przypadku większej liczby składających pismo dane kolejnych składających pismo prosimy umieścić w osobnym załączniku, który można dodać w ostatnim kroku.
KROK 3 – Dane pełnomocnika
Jeśli w pierwszym kroku wybrana została wysyłka przez pełnomocnika, w tym kroku aktywują się pola do wypełnienia informacji o umocowanej osobie. Należy określić rodzaj pełnomocnika oraz załączyć odpowiednie dokumenty. Dokument pełnomocnictwa (jest obowiązkowy) przed załączeniem w Voxly musi zostać oznaczony elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym.
Podpis zaufany to bardzo wygodna forma oznaczania dowolnych dokumentów. Dysponując Profilem Zaufanym, podpis można łatwo wykonać na tej stronie serwisu GOV.PL
KROK 4 – Treść pisma
W pierwszej części tego kroku można wpisać treść pisma w otwartej formie. Limit znaków określony w rozporządzeniu wynosi 1000 (licząc spacje).
Jeśli pismo odnosi się do konkretnej działki, można wybrać opcję jej wskazania (dodania do listy), a następnie wpisać treść odnoszącą się do tej działki. Dodanie działki do listy składa się z trzech kroków:
- Określenie numeru obrębu i numeru działki.
- Określenie czy teren objęty pismem obejmuje całość działki (jeśli nie, można narysować dowolny zakres na mapie).
- Wpisanie otwartej treści lub określenie konkretnych parametrów (jeśli wybrano określenie konkretnych parametrów, konieczne jest wypełnienie informacji o wszystkich wskazanych parametrach).
Po wypełnieniu danych o działce można zapisać dodane informacje i wrócić na listę. Następnie można dodać kolejną działkę lub przejść dalej.
Jeśli podczas wypełniania wniosku korzystasz z narzędzi do rysowania podczas określania zakresu przestrzennego, zapoznawaj się z na bieżąco z poradami pojawiającymi się w prawym dolnym rogu ekranu.
KROK 5 – Podsumowanie i rozpoczęcie wysyłki
W tym kroku:
- Podasz e-mail, który zostanie wykorzystany do obsługi wysyłki (otrzymasz na niego link do potwierdzenia).
- Wrazisz zgodę na administrowanie Twoimi danymi osobowymi przez organ (wójta, burmistrza, prezydenta) oraz ich przetwarzanie przez Geofabrykę sp. z o.o., która jest producentem Voxly i dostarcza pismo do urzędu.
- Możesz także dodać pole podpisu do wniosku, aby podpisać i wysyłać go tradycyjnie.
Pamiętaj, aby nie popełnić błędu podczas wpisywania adresu e-mail. Po wysłaniu pisma Voxly wyśle na ten adres link do potwierdzenia wysyłki. Jeśli link nie zostanie przez Ciebie potwierdzony w ciągu 24 godzin, pismo nie zostanie doręczone do urzędu. Po potwierdzeniu wysyłki poprzez kliknięcie linku otrzymasz drugi mail z treścią złożonego przed chwilą dokumentu.
Przed rozpoczęciem wysyłki Podejrzyj pismo i zweryfikuj dane. Jeśli występuje błąd, wróć do danego kroku.
Jeśli wszystko gotowe, Rozpocznij wysyłkę i sprawdź pocztę.
Potwierdź link wysłany na podany e-mail
Otwórz pocztę elektroniczną i przejdź do wiadomości otrzymanej od systemu powiadomień aplikacji Voxly z adresu powiadomienia@voxly.pl. W wiadomości przesyłamy Ci szczegółowe informacje, jakiej konsultacji dotyczy wiadomość i jakie są dalsze kroki.
Jeśli upłynęło kilka minut i nadal nie ma jej w skrzynce, zajrzyj do folderu Poczta Niechciana lub SPAM
Zapoznaj się z informacjami w wiadomości. Jeśli chcesz, aby pismo zostało ostatecznie złożone do urzędu, potwierdź to, klikając w przycisk lub skopiuj link zawarty w wiadomości do paska adresu przeglądarki.
Po naciśnięciu przycisku link przeniesie Cię do aplikacji Voxly, gdzie wyświetli się komunikat z podziękowaniem i szczegółowymi informacjami o dalszych krokach.
Jeśli wszystko przebiegło prawidłowo, otrzymasz kolejną wiadomość na swoją skrzynkę email. Zwróć uwagę, że jej załącznikiem będzie kopia pisma, którą Voxly doręczyło do urzędu. W przypadku problemów technicznych napisz na wsparcie@voxly.pl lub skontaktuj się z Twoim urzędem.
