Konsultacje

Moduł konsultacje służy do tworzenia, edycji oraz zarządzania publikacją konsultacji.

Rodzaje i formy konsultacji

Voxly umożliwia przeprowadzenia dwóch rodzajów konsultacji. Pierwszy, który w Voxly nazwaliśmy „Konsultacje w procedurze”, umożliwia wykonanie obowiązku opisanego w Ustawie o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym. Do drugiego rodzaju przyporządkowaliśmy inne, nieformalne narzędzia konsultacji.

Konsultacje w procedurze

Przeczytaj więcej o zmianach w doręczaniu pism w trakcie procedury

Konsultacje w procedurze związane są z następującymi jej etapami:

Ogłoszenie o przystąpieniu do projektu

Na tym etapie procedury planistycznej, Voxly umożliwia publikację ogłoszenia o przystąpieniu, wizualizację granicy (lub innych warstw) na mapie oraz udostępnianie publiczne dowolnych dokumentów. Dla tej formy konsultacji, możliwe jest uruchomienie formularza pozwalającego uczestnikom konsultacji na składanie drogą elektroniczną Wniosków do powstającego dokumentu planistycznego. (Podstawa prawna Art. 8c. Ustawy o planowaniu...)

Wyłożenie do wglądu

Na tym etapie procedury planistycznej, Voxly umożliwia publikację ogłoszenia, danych przestrzennych (na tle mapy) oraz udostępniania publiczne dowolnych dokumentów. Dla tej formy konsultacji, możliwe jest:

  • uruchomienie formularza, pozwalającego uczestnikom konsultacji na składanie drogą elektroniczną Uwag do projektu dokumentu planistycznego. (Podstawa prawna Art. 8c. Ustawy o planowaniu...)
  • przeprowadzenie on-line dyskusji publicznej za pomocą środków porozumiewania się na odległość, umożliwiając zabieranie głosu, zadawanie pytań i składanie uwag przez jednoczesną transmisję obrazu i dźwięku, oraz zadawanie pytań i składanie uwag w formie zapisu tekstowego. (Podstawa prawna Art. 8d. Ustawy o planowaniu...)

Inne narzędzia konsultacji

Potrzeby

Potrzeby (zgłoszenia) w Voxly są formą interakcji z użytkownikami publicznymi, która nie wymaga tworzenia konsultacji. Wprowadzanie Potrzeb w części publicznej trwa przez cały czas użytkowania aplikacji, na terenie całej organizacji. Potrzeby są swobodną formą wypowiedzi. Treść potrzeb jest kontrolowania przez moderatora i wyświetlana publicznie wyłącznie po jego akceptacji. O pracy znaczeniu moderacji i przeprowadzeniu tych czynności piszemy w rozdziale opisującym Moduł Moderatora. W przypadku JST dobrą praktyką jest, aby ten typ komunikacji z urzędem uregulowany był uchwałą i zarządzeniem organu.

Opinie

Do przeprowadzenia procesu zbierania opinii niezbędne jest stworzenie konsultacji i zdefiniowanie dla niej tej formy. Użytkownicy publiczni w ramach Opinii mogą odpowiadać na treści/pytania/zagadnienia zawarte w opisie konsultacji, wraz ze wskazaniem miejsca w przestrzeni, do którego odnosi się dany komentarz. Treść komentarzy jest kontrolowana przez moderatora i wyświetlana publicznie wyłącznie po jego akceptacji. Opinie wyrażone w danej konsultacji, można przeglądać w Zakładce Opinie, danej konsultacji.

Geoankiety

Ankiety to specyficzny sposób zapytania o zdanie mieszkańców. Ankieta przeprowadzana jest także w ramach stworzonej konsultacji. Ankieta może być zbudowana z szeregu pytań, w tym pytań przestrzennych, dla których odpowiedzią jest wskazanie lokalizacji np. jako odwiedź na pytanie o lokalizację małej architektury lub szczególnych form przeznaczenia w koncepcji planu miejscowego itp.


Lista konsultacji

Jest to widok domyślny dla modułu konsultacji gdzie wyświetlana jest lista wszystkich stworzonych konsultacji w danej organizacji (gminie). Lista zwiera informacje o datach rozpoczęcia i zakończenia konsultacji oraz jej statusie, określającym zakres i formę publikacji. Przejście do formularza edycji danej konsultacji, następuje poprzez kliknięcie nazwy konsultacji na liście.

Tworzenie i edycja konsultacji

Formularz tworzenia nowej konsultacji uruchamia się za pomocą przycisku „Dodaj konsultację” znajdującego się na górze listy konsultacji. Aby zapisać konsultację należy wypełnić przynajmniej pola wskazane gwiazdką (obowiązkowe). Ich opis znajduje się w rozdziale poniżej. Warto pamiętać, że większość wprowadzonych informacji o konsultacji, będzie można zmienić w dowolnej chwili. Przed zapisaniem konsultacji należy nadać jej status Projektowana tak, aby nie była widoczna dla użytkowników publicznych. Zapisanie konsultacji odbywa się poprzez przycisk Zapisz (użytkownik pozostanie w widoku formularza konsultacji) lub Zapisz i zamknij (użytkownik powróci do widoku listy konsultacji).

Informacje podstawowe

Pola formularza informacji podstawowych konsultacji:

  1. Nazwa konsultacji - pełna nazwa konsultacji (nie ma limitu znaków, jednak prosimy pamiętać, że będzie ona wyświetlana w różnych kontekstach na stronie publicznej).
  2. Nazwa skrócona - nazwa skrócona konsultacji (maksymalnie 150 znaków), będzie wyświetlana na mapie.
  3. Daty - daty rozpoczęcia i zakończenia konsultacji. Daty mają podstawowe znaczenie dla zarządzania dostępnością konsultacji w części publicznej aplikacji. Warto zapamiętać kilka reguł w tym zakresie:
    • daty decydują o automatycznej zmianie statusu konsultacji. Po przejściu przez datę rozpoczęcia, status zmieniany jest na Aktywna (np. z Projektowana). Z kolei po przejściu daty zakończenia, status zmieniany jest na Zakończona;
    • nie można zapisać konsultacji jako aktywnej, gdy aktualna data dniowa jest nowsza niż data zakończenia;
    • w części publicznej widoczne są tylko te konsultacje, które mają status Aktywna lub Zakończona;
    • w części publicznej do konsultacji Zakończonych, nie jest możliwe dopisywanie komentarzy itp., mogą być jedynie wyświetlane.
  4. Status - określa na jakim etapie jest konsultacja:
    • projektowana - konsultacja oznaczona tym statusem nie jest widoczna dla użytkowników portalu. Status ten umożliwia wprowadzanie wszelkich zmian i poprawek, oraz do póki nie status nie zostanie zmieniony na „aktywna” to konsultację można usunąć.
    • aktywna - status ustawia się automatycznie po osiągnięciu daty aktywacji. Od tego momentu konsultacja jest włączona i respondenci mogą brać w niej aktywny udział. Gdy konsultacja osiągnie ten status nie można jej usunąć z portalu.
    • zakończona - status ten pojawia się automatycznie po osiągnięciu daty zakończenia. Konsultacje z tym statusem widoczne są dla respondentów ale jednocześnie są nieaktywne.
    • archiwalna - konsultacje z tym statusem nie są wyświetlane na portalu. W dowolnej chwili można wrócić do zarchiwizowanej konsultacji.
  5. Wybór formy konsultacji - dostępne formy konsultacji zostały podzielone na dwie kategorie:
    • konsultacja formalna w procedurze planistycznej (konsultację należy powiązać z odpowiednim dokumentem planistycznym za pomocą przycisku „Powiąż z dokumentem planistycznym”):
      • ogłoszenie o przystąpieniu do projektu - pierwszy oficjalny etap w procedurze planistycznej. Konsultacja prowadzona na tym etapie pozwala zbierać, za pośrednictwem przygotowanego formularza, wnioski do projektu przygotowywanego dokumentu. Po wybraniu tej opcji rozwinięty zostaje formularz, w którym należy wskazać przedział czasowy, w jakim możliwe jest składanie wniosków on-line, lub uruchomienie formularza od chwili obecnej (wystarczy wybrać odpowiednią opcję).
      • wyłożenie do publicznego wglądu - konsultacja prowadzona na tym etapie procedury planistycznej pozwala, za pośrednictwem przygotowanego formularza, zbierać uwagi do przygotowanego dokumentu oraz przeprowadzić zdalną dyskusję publiczną dot. konsultowanego dokumentu. Po wybraniu „wyłożenia do publicznego wglądu” rozwinięty zostaje formularz, w którym należy wskazać przedział czasowy, w jakim możliwe jest składanie uwag on-line, lub uruchomienie formularza od chwili obecnej (wystarczy wybrać odpowiednią opcję). Dalszą częścią formularza stanowią ustawienia dot. dyskusji publicznej. Najpierw należ podać datę i godzinę rozpoczęcia dyskusji publicznej, a następnie wybrać czy ma się rozpocząć zgodnie z planem czy natychmiast. Formularz „Zoom - ustawienia” należy wypełnić parametrami dostarczonymi przez platformę Zoom odnośnie prowadzonej wideokonferencji.
    • konsultacje poza procedurą planistyczną:
      • geoankieta - ankieta posiadającą pytania, na które odpowiedzią jest wskazanie konkretnej lokalizacji za pomocą linii, punktu czy obszaru,
      • opinia - respondent wskazuje punkt na w ramach ograniczonego granicami obszaru i przekazuje pisemną opinie odnośnie wskazanego miejsca.
  6. Opis konsultacji - opis, przedstawiający założenia konsultacji, w szczególności powinien zawierać oczekiwania względem użytkowników publicznych.
  7. Uwagi - pole przeznaczone jest do wpisania dowolnego tekstu (ciągu znaków). Zwartość pola nie jest wyświetlana w części publicznej aplikacji.
  8. Film - pozwala na wyświetlanie filmu z umieszczonego w serwisie YouTube. Film widoczny będzie w części publicznej w lewym panelu danej konsultacji, nad jej opisem. Więcej informacji o sposobie wyświetlania filmów w rozdziale dotyczącym Modułu CMS.
  9. Warstwy danych z serwisów zewnętrznych (WMS) - w tym miejscu należy wybrać dodatkowe warstwy tematyczne, jakie użytkownik publiczny zobaczy, zbliżając się (powiększając) obszar konsultacji na mapie, w części publicznej.
  10. Wybierz obraz - przycisk pozwala na umieszczenia grafiki informacyjnej bądź promocyjnej dotyczącej prowadzonej konsultacji.

Granica

Zakładka służy do ustawień publikacji granicy obszaru konsultacji.

Wskazanie/import granicy

Poprzez przycisk „Wybierz z listy” użytkownik wywołuje okno biblioteki danych przestrzennych, w którym dostępne są wykorzystywane wcześniej/zaimportowane dane wektorowe, dla których określono rodzaj „granica”. Daną warstwę wybiera się z listy poprzez wskazanie jej nazwy. W chwili wybrania zostaje ona usunięta z listy dostępnych warstw.

Rysowanie granicy

Poprzez przycisk „Rysuj na mapie” użytkownik wywołuje okno rysowania granicy. Mapa zawiera warstwę podkładową OSM oraz warstwę działek. Po wywołaniu okna mapy, użytkownik może rozpocząć jej rysowanie, stawiając kolejno wierzchołki poligonu (naciskając raz lewym przyciskiem myszy). Aby zakończyć rysowanie, wstawiając ostatni wierzchołek należny kliknąć podwójnie lewym przyciskiem myszy. Przed zapisaniem geometrii granicy, należy wpisać nazwę dodawanego obiektu, po której będzie on rozpoznawany na liście dostępnych warstw.

Publikacja granicy

Do danej konsultacji, może zostać wybrana więcej niż jedna granica (np. mogą to być warianty, zmieniające się w czasie). Aby wybrać geometrie, która ma zostać wyświetlona użytkownikom publicznym należy włączyć publikację warstwy przez naciśnięcie . Po zmianie przeznaczenia granicy do publikacji, należy wykonać Zapisz.


Dane przestrzenne

Zlokalizowane tu narzędzia pozwalają zarządzać danymi przestrzennymi, które są wykorzystywane w danej konsultacji. Aplikacja umożliwia wykorzystanie w konsultacji, dwóch najbardziej popularnych rodzajów danych przestrzennych. Są to:

  1. pliki ESRI SHAPEFILE (SHP) - wektorowy format danych GIS, dane źródłowe muszą posiadać układ PL-1992 (EPSG:2180);
  2. pliki GEOTIFF (TIF z referencją przestrzenną) - rastrowy format danych GIS, dane źródłowe muszą posiadać układ PL-1992 (EPSG:2180).

Dodawanie danych przestrzennych do konsultacji

Poprzez przycisk „Dodaj nowy” użytkownik wywołuje okno biblioteki danych przestrzennych, w którym dostępne są wykorzystywane wcześniej przez organizację (gminę) dane wektorowe i rastrowe (poza danymi o granicach konsultacji, którymi zarządza się w zakładce „Granica”).

Wybór warstwy

Daną warstwę wybiera się z listy poprzez wskazanie jej nazwy. W chwili wybrania zostaje ona usunięta z listy dostępnych warstw. Przed wyborem, użytkownik może podejrzeć warstwę, wywołując mapę narzędziem .

Publikacja warstwy

Aby dana warstwa została wyświetlona publicznie należy na liście warstw danej konsultacji ustawić status publikacji na włączony, co sygnalizowane jest zieloną ikoną (po zmianie statusu publikacji należy zapisać zmiany).

Pozostałe czynności wykonuje się w ten sam sposób, jak w Module Danych Przestrzennych


Dokumenty

Zlokalizowane tu narzędzia pozwalają zarządzać dokumentami, które są publikowane w danej konsultacji. Link do ich pobrania znajduje się na stronie publicznej, pod opisem konsultacji. Dokumenty pobiera się tam w postaci archiwum *.zip (wszystkie w jednej paczce). Lista dokumentów zawiera narzędzia do: pobrania , przełączenia statusu publikacji oraz usunięcia dokumentu z listy. Zarządzając dokumentami należy pamiętać, że:

  • usunięcie dokumentu z listy, nie powoduje jego usunięcia z Modułu biblioteki dokumentów a jedynie „odłączenie” go od konsultacji,
  • aby dokument był dostępny publicznie, należy poza dodaniem go do listy dokumentów konsultacji, włączyć status publikacji, zapisują potem zmiany.

Wybór dokumentów

Poprzez wybór narzędziem umieszczonym nad listą, użytkownik wywołuje okno biblioteki dokumentów, w którym dostępne są dokumenty wykorzystywane wcześniej przez organizację (gminę). Wybór do konsultacji powoduje usunięcie dokumentu z okna wyboru.

Pozostałe czynności wykonuje się w ten sam sposób, jak w Module Dokumentów


Opinie

Zlokalizowane tu narzędzia pozwalają przeglądać dodane do konsultacji opinie (dla konsultacji, dla których włączono tę formę konsultacji). Dodatkowo umieszczone są tu narzędzia do pobrania na dysk danych o konsultacjach. Możliwe są dwa formaty plików:

  • CSV - plik tekstowy, który można edytować w notatniku lub arkuszu kalkulacyjny (Excel,LibreCalc),
  • SHP - zestaw plików niezbędnych do otwarcia danych i ich przeglądania w postaci warstwy w oprogramowaniu GIS.

Ankiety

Zlokalizowane tu narzędzia pozwalają:

  • zarządzać publikacją ankiet w konsultacji,
  • podglądać i pobierać wyniki ankiet.

Publikacja ankiet

Publikując ankietę należy pamiętać, o następujących regułach:

  • w danej konsultacji może być opublikowana jedna ankieta,
  • ta sama ankieta, stworzona w Module Ankiet, może być wykorzystywana jednocześnie w kilku konsultacjach. Wyniki dla tej samej ankiety zapisywane są odrębnie w każdej konsultacji.

Włączenie ankiety w konsultacji

Aby dana ankieta została wyświetlona publicznie, należy na liście dostępnych ankiet status publikacji wybranej ankiety publikacji na włączony, co sygnalizowane jest zieloną ikoną (po zmianie statusu publikacji należy zapisać zmiany).

Wyświetlanie i pobieranie wyników

Poprzez wskazanie nazwy wykorzystywanej ankiety na liście ankiet, system przejdzie do strony, na której wyświetlane są wyniki ankiety. Nad raportem wyników zlokalizowane są przyciski, umożliwiające pobranie wyników w dwóch formatach:

  • CSV - plik tekstowy, rozdzielony przecinkami (odpowiedzi do pytań bez lokalizacji)
  • SHP - warstwa GIS w formacie SHP (odpowiedzi do pytań z lokalizacją)

Pliki CSV oraz SHP mają wspólne pole, wskazujące numer akcji wypełnienia ankiety (zapisania ankiety przez pojedynczego użytkownika). Może ono posłużyć dla złączenia danych CSV i SHP danej ankiety i dalszej ich analizy.

Tworzenie i edycja ankiet odbywa się w Module Ankiety